¿Qué es un periodo y por qué es necesario crearlos?
Un periodo es un intervalo de tiempo que permite agrupar procesos que realices en la plataforma y la información resultante de ellos: ciclo de objetivos, revisiones, evaluaciones, entre otros. Será el punto de partida para desarrollar diferentes flujos en la plataforma.
Solo los usuarios administradores podrán configurar periodos en la plataforma.
¿Cómo crear un periodo?
Al hacer clic en el Panel de control, luego en “Periodos” y finalmente en el botón “+ Crear periodo” verás un modal con los siguientes campos a completar:
Nombre del periodo: Elige el nombre del periodo. La plataforma admite periodos con el mismo nombre, pero te recomendamos colocar uno diferente para cada uno de ellos y que te permitan visualizar los diferentes “espacios de tiempo”. Por ejemplo: 2022 o Q1.
Duración del periodo: Define la fecha de inicio y fecha fin del periodo, es decir, del intervalo de tiempo en donde llevarás a cabo los procesos.
Ten en cuenta que no es posible crear un periodo con fechas de inicio y fin que se traslapen con las de otro periodo previamente creado.
Al completar ambos campos haz clic en el botón “Crear” y verás el periodo en esta tabla de la sección.
Repite este proceso para crear los periodos que necesites siguiendo el mismo flujo con el botón “+ Crear periodo”.
Te mostramos un ejemplo de la distribución de un periodo y qué elementos lo componen.
La línea de tiempo se basa en un periodo que inicia en enero del 2022 y finaliza en diciembre del mismo año. Para este caso se proponen dos ciclos de objetivos (uno por cada semestre) en donde los colaboradores podrán definir objetivos que se cumplirán durante ese intervalo y, al finalizar cada uno de ellos, se programa una revisión y una evaluación por cada ciclo (semestre).
La Revisión Mitad S1 será un momento específico en el que los líderes realizarán seguimiento a los objetivos y competencias de sus equipos con la finalidad de asegurar que el cumplimiento vaya por buen camino. Por otro lado, la evaluación se llevará a cabo al finalizar el ciclo (semestre), pues en ese momento se sabrá si los colaboradores cumplieron con los objetivos definidos al inicio del semestre y se evaluarán las habilidades requeridas.
La Evaluación S1 está destinada a Administrativos y Operarios. Ambos usan parámetros de evaluación distintos por lo que tendrán evaluaciones independientes para cada grupo dentro de un mismo periodo de tiempo.
(*) La evaluación de objetivos corporativos es un paso tentativo que algunas organizaciones deciden incluir dentro del periodo. Es importante mencionar que esta evaluación de objetivos corporativos se realiza antes de generar el RDP.
Y finalmente el Resultado de Desempeño del Periodo (RDP) representará el promedio de todas las evaluaciones que se realicen a los colaboradores a lo largo de este intervalo. Para este ejemplo, el RDP sería el promedio incluiría el resultado de la ES1 (administrativos) + ES1 (Operarios) + ES2 (administrativos) + ES2 (Operarios). Más adelante te contaremos más detalles sobre este punto, pero es importante que sepas que, como usuario administrador, serás el encargado de determinar la forma cómo se realizará este cálculo.
¿Cuáles son los estados de un periodo?
Un periodo puede tener tres estados:
→ Pendiente: Cuando de acuerdo con la periodicidad establecida aún no inicia el periodo.
→ Activo: Cuando actualmente el periodo se encuentra dentro del intervalo de fechas definido; es decir, la fecha actual está entre la fecha de inicio y la fecha fin del periodo.
→ Cerrado: Cuando se concluyó dentro del intervalo de la fecha de inicio y fecha fin establecidas.
¿Cómo editar y eliminar periodos?
En el extremo izquierdo de cada fila, en la columna “Acciones”, verás el botón con tres puntitos (•••) que permitirá realizar dos flujos: Editar y eliminar periodos.
Edición de periodos:
Al hacer clic en la opción “Editar” verás el siguiente modal de edición, este contiene los mismo campos del modal de creación.
Luego de hacer las modificaciones que necesitas haz clic en “Guardar”, con ello los cambios quedarán registrados automáticamente. Verás un mensaje que confirmará tu acción o, en el caso que exista un error, la plataforma muestra una alerta en la parte superior que te dará el detalle para que puedas corregirlo y finalmente guardar los cambios.
Por ejemplo, en este caso, al colocar una nueva fecha de duración del periodo se traslapa con otro previamente creado. Debes cuidar este detalle ya que la plataforma no admite que los intervalos se traslapen.
Eliminación de periodos:
Si decides eliminar el periodo deberás elegir la opción “Eliminar” desde el botón de los tres puntitos (•••).
La plataforma mostrará este mensaje de confirmación para realizar dicha acción.
Debes escribir la palabra "eliminar" en la caja de texto y hacer clic en el botón "Eliminar", de esta manera el periodo señalado ya no formará parte del listado.
Te recomendamos estar muy seguro de este paso, ya que al realizarlo la información relacionada a los ciclos de objetivos, revisiones, evaluaciones y el resultado de desempeño del periodo dejará de visualizarse en la plataforma.
Ya sabes cómo crear y gestionar periodos en la plataforma.
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