Implementación y mantenimiento: Segmentos - Agendado de medición con alcance definido para segmentos

1. Configuración de medición

Para dar inicio al flujo de creación de una medición debes hacer clic en la sección "Encuestas", luego elegir "Mediciones" y finalmente clic en el botón “+ Nueva medición” e inmediatamente se abrirá una nueva vista para iniciar el agendado de la medición.

Para continuar, debes completar los siguientes campos:

-  Nombre de la medición: El nombre con el que identificarás a la medición. Por ejemplo: Culturómetro.

Te recomendamos incluir el año de tu medición en el nombre de la misma, por lo que tu medición podría llevar el nombre de Culturómetro 2022.

-  Indicador a medir(*): Verás los indicadores disponibles con tu licencia.

- Alcance: Este campo brinda dos opciones: “Toda la organización”, que implica la participación de todos los colaboradores de todas las divisiones sin distinción alguna; es decir, toda la organización participa en la medición. Y la opción "Segmentos”, en la que podrás elegir cuales de ellos serán incluidos en la medición, únicamente aparecerán los que decidas tomar en cuenta.

Por ejemplo, una empresa del sector minero puede realizar una medición en la que únicamente participe el segmento "Sede Cusco" cuya variable es "Ubicación geográfica" y de esta forma obtener data exacta y objetiva solo de los colaboradores que pertenecen a dicho segmento.

- Cuestionario: Este campo dependerá de lo seleccionado previamente en el campo “Alcance”. Se mostrarán los cuestionarios que fueron creados para toda la organización y para segmentos en específico.

(*)Figuran solo los indicadores que tengan al menos un cuestionario creado.

  Importante: El campo cuestionario, ya sea optes por la opción “Toda la organización” o ''Segmentos”, te mostrará todos los cuestionarios que hayas asignado. Esta guía te ayudará a recordar dicho paso.

Cuando todos los campos obligatorios se encuentren completos se habilitará el botón “Siguiente” que permitirá finalizar este flujo. Si lo completas, el flujo se queda registrado en la plataforma y la medición se guardará en estado “Borrador” para luego formar parte de la lista en la tabla del Historial de mediciones hasta el momento en que decidas finalizar todos los pasos y lanzar tu medición.

2. Configuración de correo

Podrás configurar aspectos como completar el asunto del correo, agregar un logo e imagen, editar el texto que los colaboradores leerán antes de completar la encuesta y personalizar los botones que visualizarán al avanzar en las preguntas.

Te invitamos a experimentar y construir tu encuesta de acuerdo a las necesidades de tu organización.

Por ejemplo, puedes aplicar la paleta de colores de tu empresa en la encuesta, colocar imágenes que motiven a los colaboradores a participar en la medición, etc.

Cuando te sientas conforme con todos los aspectos mencionados haz clic en el botón de “Siguiente“. 

3. Seleccionar destinatarios

En este paso se definirá qué colaboradores se incluirán en el envío de la encuesta. Puedes hacerlo de las siguientes formas:

- Cargar masiva de colaboradores: A través de la importación de un documento Excel (previamente completado) con todos los datos necesarios para que la plataforma tome en cuenta a los colaboradores que designes. 

- Selección en base a segmentos: Puedes elegir qué segmentos participarán, al igual que la encuesta a realizar por los colaboradores que los conformen.

Importante: Valida que los segmentos contemplen a todos los colaboradores que decidas incluir en la medición, ya que, si bien es posible editar a los destinatarios de la encuesta mientras esta se encuentre en curso, los cambios solo se verán reflejados luego del reprocesamiento.

 - Selección en base a colaboradores: Al hacer clic en sus respectivos checkbox te permitirá incluirlos en el envío de la encuesta.

4. Data Check

Como parte de la verificación de destinatarios, este paso te brinda visibilidad acerca de qué colaboradores tienen asignado más de un cuestionario por pertenecer a más de un segmento durante el paso de agendado de la medición.

La estructura está compuesta por las siguientes columnas:

-  Columna “Colaborador”: Se encuentra ordenada alfabéticamente por default, tiene como referencia el apellido del colaborador. Pero, si lo deseas, puedes ordenarlo de manera inversa.

-  Columna “Segmento”: Muestra el nombre de los segmentos al que pertenece el colaborador y que han sido asignados en el “Alcance” de la medición.

-  Columna “Cuestionario”: Brinda un selector para cada colaborador, cada uno incluye los cuestionarios que están asociados al segmento del colaborador y que han sido seleccionados para el segmento durante el agendado de la medición.

Por ejemplo, Darío pertenece a los siguientes segmentos:

- Operario

- Producto

- RR.HH.

- Finanzas

Si la organización realiza una medición en la que se incluyen los cuatro segmentos, durante el paso de Data Check se observará un selector que permitirá elegir el segmento para cada colaborador de esta tabla, solo será posible elegir un segmento por colaborador.

  Importante: Ten en cuenta que todos los colaboradores deben tener un cuestionario seleccionado para que se habilite el botón “Siguiente”. 

El paso de Data Check para Liderazgo se diferencia en que como parte de su estructura encontrarás la columna de “Líder” en vez de “Colaborador”, es decir, todo lo que involucre el rol de colaborador se traducirá al rol de líder.

-  Columna “Líder”: Se encuentra ordenada alfabéticamente por default, tiene como referencia el apellido del líder, pero, si lo deseas, puedes ordenarlo de manera inversa.

Importante: Ten en cuenta que todos los líderes deben tener un cuestionario seleccionado para que el botón “Siguiente” se pueda habilitar.

5. Previsualizar

En este paso cuentas con dos opciones. La primera, previsualizar en línea cómo está quedando tu encuesta. Podrás verla desde la perspectiva del colaborador, este es el momento de ultimar detalles de tu cuestionario, como por ejemplo: la redacción de preguntas, configuración de Look & Feel (aspectos visuales de tu encuesta), destinatarios correctos, total de destinatarios, entre otros. 

Y la segunda, podrás enviar una prueba de la misma a tu correo electrónico, es decir verificar el proceso desde el envío de la invitación hasta completar la encuesta. Para ello solo tienes que ingresar la dirección a la cual llegará el mail de prueba.

Cuando finalices de implementar cambios y de revisar a detalle la encuesta, haz clic en el botón de “Siguiente“.

? ¿Olvidaste añadir algún detalle durante el agendado de la encuesta o modificar algún dato? ¡Descuida! Podrás retroceder en el flujo y hacer el cambio.

6. Agendado de medición

¡Has llegado a la última etapa! Es muy importante que verifiques el intervalo de días en los cuales propones llevar a cabo tu medición. Para ello debes establecer una fecha de inicio y fin, seleccionándolas en los calendarios, determinar la hora de envío y reenvío. Puedes modificar el intervalo o la periodicidad del reenvío de recordatorios si lo consideras necesario.

Cuando estés seguro de toda la configuración e información registrada haz clic en el botón de “Finalizar“.

Si deseas editar la programación, ya sea la hora o los días de envío de tu encuesta, puedes hacerlo en el botón con el mismo nombre al lado de las Fecha programada de envío y reenvío.

Te brindamos algunas recomendaciones para esta etapa:

¿Necesitas recomendaciones alineadas a las necesidades de tu organización? Escríbenos a nuestro correo  support.peru@visma.com y cuéntanos en qué aspecto te gustaría recibir acompañamiento más personalizado. Nos pondremos en contacto contigo en breve.