Ciclo de objetivos: Configuraciones y seguimiento - Creación de ciclo de objetivos

Un ciclo de objetivos es un intervalo compuesto por etapas en las que podrás crear y dar seguimiento a los objetivos que lo componen. Además, estos ciclos determinan el periodo tanto de definición como de seguimiento a los objetivos de un colaborador. Cada uno de estos ciclos cuenta con una fecha de inicio, fecha fin y un intervalo dentro de ambas para definir objetivos.

Los ciclos se encuentran asociados a los periodos, pero no dependen de estos; es decir, podrás visualizarlos y/o editarlos independientemente del periodo que se encuentre configurado.

Es posible contar con diferentes ciclos de objetivos en simultáneo y/o que se presente un escenario en el que un colaborador pertenezca a dos de ellos.

Más adelante verás que los ciclos de objetivos pueden tener los siguientes estados:

- Definición en proceso: Cuando se encuentra entre la fecha de inicio y fin de definición de objetivos.

- Definición pendiente: Cuando aún no llega la fecha de inicio de definición.

- Inicio del ciclo pendiente: Cuando aún no llega la fecha de inicio del ciclo.

- Ciclo en proceso: Cuando se encuentra entre la fecha de inicio y fin del ciclo.

- Ciclo cerrado: Cuando la fecha fin del ciclo ya pasó.

Es importante que tengas en cuenta que el flujo solo se habilitará si has realizado previamente los siguientes pasos:

- Haber creado al menos un periodo con estado activo o pendiente.

- Haber creado un modelo de evaluación con peso en objetivos.

- Haber creado al menos un parámetro de evaluación para objetivos.

Para dar inicio al flujo debes hacer clic en la sección “Desempeño” desde la cabecera y luego en la opción “Objetivos”, cuando tengas listos todos los pasos anteriormente.

Cuando hagas clic en el botón “+ Crear ciclo” esta acción te llevará al formulario de creación de un nuevo ciclo de objetivos, este cuenta con 4 pasos que detallaremos a continuación:

Paso 1: Configuración

En este primer paso debes completar los campos:

a. Periodo: Aquí encontrarás listados los periodos creados. Al seleccionar uno de ellos, el ciclo a crear estará asociado al periodo seleccionado. Solo encontrarás disponibles en el desplegable los periodos con estado "Activo" o "Pendiente".

b. Nombre del ciclo: Aquí podrás escoger el nombre del periodo. Cada uno de estos debe tener un nombre único.

c. Intervalo de definición de objetivos: Aquí podrás seleccionar la fecha de inicio y fin para la definición de objetivos. Este será el intervalo en el que los colaboradores definirán sus objetivos, puede ocurrir antes, durante o después del inicio del ciclo de objetivos.

d. Intervalo del ciclo: Aquí podrás definir la fecha de inicio y fin del ciclo.

e. Switches de la sub sección de personalización: 

Encontrarás 3 switches para ser activados o desactivados:

- Peso diferenciado de objetivos: Se activa para asignar pesos distintos a cada objetivo, estos deben sumar 100%. De lo contrario, los objetivos no tendrán pesos para la evaluación.

- Edición de objetivos durante el ciclo: Se activa para crear, editar y/o eliminar objetivos luego de que finalice la fecha límite de definición de objetivos y hasta que llegue la fecha fin del ciclo o los objetivos sean evaluados. De lo contrario, el colaborador solo podrá crear, editar y/o eliminar objetivos hasta la fecha límite de definición de objetivos del ciclo.

- Contenido obligatorio de parámetros de evaluación: Se activa para asignar parámetros de evaluación específicos a cada objetivo. De lo contrario, no los contemplará.

Cuando todos los campos obligatorios se completen el botón “Siguiente” se habilitará y te permitirá dirigirte al siguiente paso.

Paso 2: Parámetros de evaluación

Aquí cuentas con un selector que permitirá elegir el parámetro de evaluación de tipo objetivos con el que se evaluarán. Al seleccionarlo, se mostrará la información sobre las configuraciones que realizaste previamente en la sección "Parámetros de evaluación" en el “Panel de Control”.

Cuando se seleccionen los parámetros en el selector el botón “Siguiente” se habilitará y te permitirá dirigirte al siguiente paso.

Paso 3: Selección de participantes

Los participantes son los colaboradores que formarán parte del flujo de evaluación. Tendrás la siguiente vista si se cuenta con colaboradores registrados en el sistema.

Si la plataforma cuenta con colaboradores registrados verás este mensaje:

Al hacer clic en el botón "Agregar participantes" se muestra un modal en el que se listarán todas las categorías jerárquicas que cuenten con:

- En el buscador podrás filtrar la información por nombre, apellido, categoría jerárquica y puesto del colaborador.

- Al hacer clic en la categoría jerárquica, se despliega el listado de colaboradores que pertenecen a dicha categoría y que se encuentran disponibles para ser agregados.

- Para seleccionar una categoría jerárquica o colaborador en particular debes hacer clic en su checkbox y luego en el botón “Agregar”.

Ten en cuenta que solo se listarán los colaboradores que no hayan sido agregados para el ciclo en cuestión. Si el colaborador que deseas añadir ya fue agregado a la selección de participantes, no estará incluido en el modal.

Si deseas agregarlos masivamente puedes hacerlo a través de una plantilla, para ello debes hacer clic en el botón "Descargar plantilla". La plataforma te brindará un documento de Excel en el que encontrarás dos hojas: Instrucciones y Colaboradores.

En la primera cuentas con una guía para completar los campos y en la segunda debes completar la información que cargarás al sistema. Cuando el documento esté listo haz clic en el botón "Importar participantes", elige el archivo a cargar. 

En el caso de que la plantilla presente errores la plataforma te brinda el resumen de los participantes importados e indica en qué filas se encuentran para que puedas corregirlos.

Si la importación de la plantilla es exitosa, haz clic en el botón "Finalizar", esta acción te permitirá dirigirte al siguiente y último paso.

Paso 4: Resumen

Aquí verás un breve resumen de la configuración que realizaste en los pasos anteriores: Configuración, Parámetros de evaluación y Selección de participantes.

Al hacer clic en el botón "Finalizar" se crea el ciclo de objetivo para los colaboradores que hayas incluido; sin embargo, si aparece una alerta de error deberás permanecer en el flujo de creación y revisar qué aspectos debes corregir para dar por finalizado este paso final.

La única situación de conflicto de data en la creación de un ciclo es que el colaborador no cuente con un líder asignado. En este caso se mostrará una tabla que lista a los colaboradores que presenten este caso de esta forma podrás identificarlos fácilmente. Por ejemplo:

El conflicto de data, como el caso de colaborador sin líder asignado, es una situación netamente informativa. Esta observación no impide que los colaboradores listados puedan ser asignados como participantes del ciclo durante el flujo de creación. Será posible agregarlos, pero luego deberás asignar un líder para que apruebe y evalúe sus objetivos.

¡Listo! Ahora puedes crear ciclos de objetivos en la plataforma. ?

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