Evaluaciones y revisiones: Configuraciones y seguimiento - Creación de una evaluación 180°-360°

El modelo de evaluación de 180°-360° permite que un colaborador sea evaluado a nivel de competencias no solo únicamente por su líder directo, sino también por un líder secundario, sus compañeros, sus reportes y/o él mismo.

Para agendar una evaluación/revisión 180- 360° debes haber realizado los siguientes pasos:

- Contar con un periodo en estado activo o pendiente.

- Crear un modelo para este tipo de evaluación en Panel de Control.

- Haber creado un parámetro de evaluación de competencias.

- Haber creado un parámetro de evaluación de resultado final.

- Tener colaboradores cargados y asignados como usuarios en la plataforma.

Cuando tengas los puntos anteriores implementados y listos en el sistema, haz clic en la sección “Desempeño” y elige la opción “Evaluaciones”, con esta acción tendrás la siguiente vista:

Para dar inicio al flujo de creación de una evaluación 180-360° haz clic en el botón “Agendar evaluación” y completa estos 5 pasos.

En esta etapa debes completar los siguientes campos:

- Periodo*: Selecciona el periodo al cual se asociará la evaluación.

- Nombre de la evaluación*: Elige el nombre de la evaluación.

- Intervalo de evaluación*: Define una fecha de inicio y fecha fin para la evaluación.

- Tipo*: Cuentas con 2 opciones "Evaluación de desempeño" y "Revisión".

- Calibración: Debes decidir si activar o desactivar el switch de calibración. Verás los dos tipos de calibración posibles: "Objetivos y competencias" o "Resultado final".

Esta opción solo se mostrará si elegiste "Evaluación de desempeño" en el campo Tipo.

- Dimensiones a evaluar*: Verás 2 checkbox, de "Competencias" y "Objetivos". La primera permanecerá marcada y para la segunda debes decidir si incluirás "Objetivos" como dimensión a evaluar.

De no contar con ningún modelo de evaluación creado en el Panel de Control con un peso en objetivos mayor a 0%, la opción "Objetivos" se mostrará bloqueada.

- Ciclo de objetivos a evaluar*: Selecciona el ciclo de objetivos que será evaluado. Solo podrás seleccionar ciclos para los cuales al menos un objetivo no haya sido evaluado aún por el líder.

Este campo solo se mostrará si el checkbox de objetivos está marcado.

Esta arista será evaluada únicamente por el líder directo.

- Alcance*: Observarás tres opciones para seleccionar: Líder directo, Autoevaluación 180°-360° (Competencias) y Autoevaluación (Objetivos). Para este flujo debes elegir Autoevaluación y/o 180° - 360° (Competencias).

Después de completar la opción "Alcance" se habilitará una sección adicional "Autoevaluación y/o 180° - 360° (Competencias)", para configurar el momento en el que se darán las evaluaciones de tipo 360°:

Luego verás estas dos opciones:

a. Evaluaciones simultáneas: Permite que los líderes puedan completar sus evaluaciones, aunque otros evaluadores aún no hayan completado las suyas.

b. Evaluaciones secuenciales: Esta opción definirá un intervalo de evaluación, en el que el líder solo podrá completar sus evaluaciones cuando los otros evaluadores hayan terminado las suyas.

Solo será posible elegir un intervalo que se encuentre dentro del intervalo general de la evaluación, por lo que no será posible seleccionar una fecha fin igual a la de la fecha fin del intervalo general de la evaluación.

(*) Campos obligatorios

Si activas el switch "Reunión de Feedback previo a la oficialización" los líderes podrán tener dicho espacio antes de que los resultados sean oficializados y visualizados por los colaboradores de sus equipos, de lo contrario se mantendrá el flujo habitual; es decir, la reunión se habilitará cuando los resultados estén oficializados.

Si activas el switch "Confirmación de visualización de resultados de desempeño" los líderes estarán al tanto de cuando los colaboradores de sus respectivos equipos hayan leído sus resultados a través de la columna "Visualización de resultados", de lo contrario esta no se mostrará. Puedes activar/desactivar el switch desde el flujo de creación de una evaluación y desde cada evaluación agendada en el modal lateral con el botón "(•••)" y la opción "Configuración".

Esta es una vista de un líder cuando el administrador activa el switch de "Confirmación de visualización de resultados de desempeño", de esta forma el líder podrá dar seguimiento al proceso desde su perfil.

Luego de completar los campos el botón "Siguiente" se activará en la parte inferior derecha, esto te llevará al próximo paso en el flujo.

En esta etapa tendrás la siguiente vista, en donde debes completar estos campos obligatorios:

- Parámetros Competencias*: Selecciona unos de los parámetros creados previamente en el Panel de Control -> Parámetros de evaluación - Competencias.

Verás la opción seleccionada para los resultados de la evaluación en los parámetros, la escala de evaluación y los rangos de resultados.

- Parámetros: Resultado final de la evaluación*: Elige uno de los parámetros que hayas creado en el Panel de Control -> Parámetros de evaluación -> Resultado final.

Verás los rangos de resultado según los ajustes que realizaste en la configuración en la sección Panel de Control para los parámetros seleccionados.

(*) Campos obligatorios

Luego de seleccionar el parámetro se activará el botón “Siguiente” en la parte inferior derecha, que te llevará al próximo paso en el flujo.

Aquí deberás seleccionar a los colaboradores que formarán parte de la evaluación de desempeño. Para dar inicio a este flujo tendrás la siguiente vista:

Al hacer clic en el botón "+ Agregar participantes" verás un modal que te mostrará las categorías jerárquicas de tu organización, aquí podrás elegir todas las categorías que desees incluir en la evaluación.

Solo visualizarás las categorías jerárquicas que cuenten como mínimo con un colaborador disponible para agregar a la evaluación.

Tras elegir las categorías, verás el listado de colaboradores que pertenece a categoría que hayas seleccionado y que están disponibles para ser agregados. Solo podrás incluir colaboradores que no hayan sido agregados a la evaluación previamente.

- De contar con la dimensión "Objetivos" seleccionada en el campo "Dimensión a evaluar" en el paso "Configuración:

El colaborador debe pertenecer a una categoría con un peso de objetivos individuales mayor a 0%, ser participante del ciclo de objetivos a evaluar y que no cuente con ciclo de objetivos evaluados aún.

El colaborador no debe haber sido agregado al ciclo previamente, si el colaborador forma parte de la selección de evaluados, ya no se visualizará en el modal.

Cuando hayas finalizado de agregar evaluados, el paso siguiente es añadir evaluadores.

Verás la siguiente tabla que mostrará la información de los colaboradores asignados como evaluadores. Para estar habilitados en este flujo deben pertenecer a una categoría jerárquica que cuente con un modelo de evaluación 360° creado.

La tabla contiene información general de los colaboradores y con el buscador que encontrarás en la parte superior izquierda podrás filtrar datos de algún colaborador para ubicarlo rápidamente.

En la columna “Evaluadores” aparecerá la cantidad total de evaluadores que tendrá cada colaborador y si le das clic al número verás el detalle de sus evaluaciones.

Por ejemplo, en este caso Ruth tiene 5 evaluadores:

- Su líder, Juan Jiménez.

- Su líder secundario, Ana Gallardo.

- Su compañera, Regina Colona.

- Su reporte, Selina Méndez.

- Ella misma, su autoevaluación.

La plataforma brinda por default la relación de evaluadores; sin embargo, puedes modificarla a través del importable. que obtienes desde el botón "Importar evaluadores".

Al hacer clic en el botón te llevará a esta pantalla donde podrás obtener el descargable, un documento Excel. En este encontrarás una hoja de ayuda que te guiará a completar la plantilla y cuando esté lista súbela al sistema con el botón “Importar evaluadores”.

La plataforma detectará si hay algún error en la data y te indicará en qué fila se encuentra para que puedas corregirlo e importar correctamente la plantilla. Con ello la tabla de evaluadores se actualizará y estarás listo para el próximo paso.

En esta última etapa del flujo verás el resumen de la información de la evaluación que te encuentras agendando:

Si durante este paso surge algún conflicto de data, lo verás a detalle debajo de las configuraciones de la evaluación que creaste:

Ten en cuenta que estas observaciones no impedirán que la evaluación pueda ser agendada con todos los evaluados seleccionados, en caso de que cuenten o no con un conflicto.

Si el conflicto especifica que el colaborador "No tiene líder asignado" puedes:

- Asignarle un líder y de esa forma el colaborador podrá participar y ser evaluado.

- Dejar al colaborador sin un líder asignado, pero esto determina que no podrá ser evaluado, pues al no contar con un líder no habrá quien apruebe sus objetivos y por ende lo evalúe.

Si el conflicto especifica que el líder del colaborador no está asignado como usuario se deberá realizar este paso y el líder configurar su contraseña para que el conflicto de data desaparezca.

Si el conflicto especifica que el colaborador "No cuenta con el 100% de sus objetivos definidos o aprobados", el colaborador deberá de finalizar la definición de los mismos o, si es el segundo escenario, el líder tendrá que aprobarlos.

Al finalizar estos cuatro pasos darás por concluido el flujo de creación de una evaluación o revisión 360°.

¡Listo! Ya sabes cómo crear una evaluación 180°-360° en la plataforma. 

¿Tienes alguna duda? Escríbenos a través del chat de la plataforma en la esquina inferior derecha de tu pantalla y te responderemos a la brevedad posible