Evaluaciones y revisiones: Configuraciones y seguimiento - Creación de una evaluación

La evaluación de desempeño es un proceso que se realiza en un intervalo determinado para determinar si los colaboradores de una organización están cumpliendo con los objetivos y competencias planteadas inicialmente. Cada evaluación dentro de la plataforma cuenta con un resultado numérico final, que es el resultado del modelo de evaluación realizado.

Es importante que tengas en cuenta que el flujo solo se habilitará si has realizado previamente los siguientes pasos:

- Haber creado al menos un periodo con estado activo o pendiente.

- Haber creado un modelo de evaluación.

- Haber creado un parámetros de evaluación para las aristas de desempeño.

- Haber creado un ciclo de objetivos.

- Haber cargado colaboradores y equipos.

Para agendar una medición debes dirigirte a la cabecera, hacer clic en la sección “Desempeño”, elegir la opción “Evaluaciones” y realizar estos 4 pasos.

En esta etapa tendrás la siguiente vista:

Deberás completar los siguientes campos:

- Periodo*: Selecciona el periodo al cual se asociará la evaluación.

- Nombre de la evaluación*: Coloca el nombre de la evaluación.

- Intervalo de evaluación*: Elige una fecha de inicio y fecha fin para la evaluación.

- Tipo*: Cuentas con 2 opciones "Evaluación de desempeño" y "Revisión". Para este tipo de agendado selecciona la primera.

- Calibración: Debes decidir si activar o desactivar el switch de calibración. Verás los dos tipos de calibración posibles: "Objetivos y competencias" o "Resultado final".

Esta opción solo se mostrará si elegiste "Evaluación de desempeño" en el campo Tipo.

- Dimensiones a evaluar*: Verás 2 checkbox, de "Competencias" y "Objetivos". La primera permanecerá marcada y para la segunda debes decidir si incluirás "Objetivos" como dimensión a evaluar.

De no contar con ningún modelo de evaluación creado en el Panel de Control con un peso en objetivos mayor a 0%, la opción "Objetivos" se mostrará bloqueada.

- Ciclo de objetivos a evaluar*: Debes seleccionar el ciclo de objetivos que será evaluado. Solo podrás seleccionar ciclos para los cuales al menos un objetivo no haya sido evaluado aún por el líder.

Este campo sólo se mostrará si el checkbox de objetivos está marcado.

- Alcance*: Observarás tres opciones para seleccionar: Líder directo, Autoevaluación 180°-360° (Competencias) y Autoevaluación (Objetivos). La opción de líder directo estará seleccionada por default.

- Personalización: Debes decidir si activar o desactivar el switch. Si decides activarlo, se habilitará el botón para que el colaborador confirme que ha visualizado sus resultados de desempeño de la evaluación y si se encuentra desactivado, la opción no se mostrará.

(*) Campos obligatorios

!NUEVO!

Si activas el switch "Reunión de Feedback previo a la oficialización" los líderes podrán tener dicho espacio antes de que los resultados sean oficializados y visualizados por los colaboradores de sus equipos, de lo contrario se mantendrá el flujo habitual; es decir, la reunión se habilitará cuando los resultados estén oficializados.

Si activas el switch "Confirmación de visualización de resultados de desempeño" los líderes estarán al tanto de cuando los colaboradores de sus respectivos equipos hayan leído sus resultados a través de la columna "Visualización de resultados", de lo contrario esta no se mostrará. Puedes activar/desactivar el switch desde el flujo de creación de una evaluación y desde cada evaluación agendada en el modal lateral con el botón "(•••)" y la opción "Configuración".

Esta es una vista cuando el administrador activa el switch de "Confirmación de visualización de resultados de desempeño", de esta forma el líder podrá dar seguimiento al proceso desde su perfil.

Tras completar los campos se activará el botón “Siguiente” en la parte inferior derecha, esto te llevará al próximo paso en el flujo.

2. Parámetros de evaluación

En esta etapa tendrás la siguiente vista, en donde debes completar estos campos obligatorios:

- Parámetros Competencias*: Selecciona unos de los parámetros creados previamente en la sección Panel de Control -> Parámetros de evaluación -> Competencias.

Verás la opción elegida para los resultados de la evaluación en los parámetros, la escala de evaluación y los rangos de resultados.

- Parámetros: Resultado final de la evaluación*: Selecciona uno de los parámetros que hayas creado en la sección Panel de Control -> Parámetros de evaluación -> Resultado final.

Verás los rangos de resultado según los ajustes que realizaste en la configuración de la sección Panel de Control para los parámetros seleccionados.

Al finalizar tendrás la siguiente vista:

Verás la Matriz de desempeño sólo si en el paso anterior "Configuración" seleccionaste como tipo de flujo “Evaluación” y se cuenta con la dimensión "Objetivos" marcada como "Dimensión a evaluar".

Luego de seleccionar el parámetro se activará el botón “Siguiente” en la parte inferior derecha, que te llevará al próximo paso en el flujo.

3. Selección de evaluados

En esta etapa deberás seleccionar a los colaboradores que formarán parte de la evaluación de desempeño. Para dar inicio a este flujo tendrás la siguiente vista:

Al hacer clic en el botón "+ Agregar participantes" verás un modal que te mostrará las categorías jerárquicas de tu organización, aquí podrás elegir todas las categorías que desees incluir en la evaluación.

Solo visualizarás las categorías jerárquicas que cuenten como mínimo con un colaborador disponible para agregar a la evaluación.

Al desplegar una categoría jerárquica verás el listado de colaboradores que pertenecen a la categoría en cuestión y que se encuentran disponibles para ser agregados. Solo podrás incluir a aquellos que no hayan sido agregados a la evaluación previamente.

Ahora también puedes seleccionar participantes de forma masiva con una plantilla. Para ello debes hacer clic en el botón "Importar evaluados", pulsar el botón "Descargar plantilla", completar los campos (en este caso el único obligatorio es la columna DNI) y luego importar el documento con el botón "Importar evaluados".

Esta acción te llevará al resumen de la importación, en donde verás a los colaboradores que incluiste en la plantilla y si se encontraron errores durante la carga. De encontrarse alguno, la plataforma te muestra en qué fila se encuentra para que puedas corregirlo.

Si bien puedes añadir a los colaboradores que consideres, hay algunas condiciones que se deben cumplir:

- De contar con la dimensión "Objetivos" seleccionada en el campo "Dimensión a evaluar" en el paso "Configuración:

El colaborador debe pertenecer a una categoría con un peso de objetivos individuales mayor a 0%, ser participante del ciclo de objetivos a evaluar y que dichos objetivos no se encuentren evaluados aún.

El colaborador no debe haber sido agregado al ciclo previamente, si el colaborador ya forma parte de la selección de evaluados, no se visualizará en el modal.

4. Resumen

En esta última etapa verás una recapitulación de los pasos realizados para el flujo de revisión que te encuentras agendando:

Si durante este paso surge algún conflicto de data, lo verás a detalle debajo de las configuraciones de la evaluación que creaste:

Ten en cuenta que estas observaciones no impedirán que la evaluación pueda ser agendada con todos los evaluados seleccionados, en caso de que cuenten o no con un conflicto.

Si el conflicto especifica que el colaborador "No tiene líder asignado" puedes:

- Asignarle un líder y de esa forma el colaborador podrá participar y ser evaluado.

- Dejar al colaborador sin un líder asignado, pero esto determina que no podrá ser evaluado, pues al no contar con un líder no habrá quien apruebe sus objetivos y por ende lo evalúe.

Si el conflicto especifica que el líder del colaborador no está asignado como usuario se deberá realizar este paso en Panel de Control –> Usuarios y el líder deberá configurar su contraseña para que el conflicto de data desaparezca.

Si el conflicto especifica que el colaborador "No cuenta con el 100% de sus objetivos definidos o aprobados", el colaborador deberá de finalizar la definición de los mismos o, si es el segundo escenario, el líder tendrá que aprobarlos.

Al finalizar estos cuatro pasos darás por concluido el flujo de creación de una evaluación.

Si cuentas con una evaluación ya agendada, puedes editar su configuración al hacer clic en el botón de tres puntitos (•••).

Esto abrirá un modal lateral que mostrará toda la configuración que realizaste para el modelo en cuestión inicialmente.

Puedes realizar cambios mientras ningún colaborador haya pasado por el flujo, de lo contrario los campos disponibles para editar estarán bloqueados.

Para editar un modelo de evaluación, que impacte en evaluaciones aún no agendadas, debes hacer el ajuste desde el “Panel de control” en la sección “Modelos de evaluación” y pestaña “Evaluaciones”.

Verás listadas las categorías jerárquicas para las que creaste modelos de evaluación. Aquí debes seleccionar el modelo de la categoría que modificarás, haz clic en el botón (•••) y elige la opción “Editar”. Esta acción te llevará al siguiente flujo en el que puedes hacer los ajustes necesarios para que tu nuevo modelo sea el ideal para la próxima evaluación.

Cuando hayas terminado haz clic en el botón celeste “Finalizar” que encontrarás en la parte inferior derecha y con ello los cambios quedarán registrados.

Luego de finalizar el flujo de creación tendrás una vista similar de una evaluación:

!NUEVO!

Como puedes ver ahora cuentas con la columna DNI en cada Tabla de evaluados (dentro de una Evaluación) y Ciclo de objetivos (colaboradores participantes).

¡Listo! Ahora ya sabes cómo crear una evaluación en la plataforma.